Whistleblowing

Scopo della Policy e destinatari

La presente Policy Whistleblowing (di seguito “Policy”) si propone di disciplinare il processo di ricezione, analisi e trattamento delle Segnalazioni, da chiunque inviate o trasmesse, anche in forma anonima. La presente Policy Whistleblowing si applica a tutte le Società di fabbricadigitale Srl.

In particolare, i Destinatari della presente procedura sono:

• i vertici aziendali ed i componenti degli organi sociali di fabbricadigitale Srl;
• i dipendenti di fabbricadigitale Srl;
• i partner, i clienti, i fornitori, i consulenti, i collaboratori, i soci e, più in generale, chiunque sia in relazione d’interessi con fabbricadigitale Srl (“Terzi”).

I destinatari, a conoscenza di fatti potenzialmente oggetto di segnalazione, sono invitati ad effettuare le segnalazioni con tempestività mediante le modalità di seguito descritte astenendosi dall’intraprendere iniziative autonome di analisi e/o approfondimento.

La segnalazione/Whistleblowing

Per “whistleblowing” si intende qualsiasi segnalazione, presentata a tutela dell’integrità della Società, di condotte illecite o di violazioni del Codice Etico, del Modello Organizzativo 231 e delle procedure interne adottate dall’azienda o della disciplina esterna comunque applicabile all’azienda, fondate su elementi di fatto precisi e concordanti, di cui i Destinatari siano venuti a conoscenza in ragione delle funzioni svolte.

Le segnalazioni devono essere effettuate in buona fede e devono essere circostanziate con informazioni precise in modo da risultare facilmente verificabili. In linea generale, fabbricadigitale Srl esorta i propri dipendenti a risolvere eventuali controversie lavorative, ove possibile, attraverso il dialogo, anche informale, con i propri colleghi e/o con il proprio responsabile diretto. Le segnalazioni devono essere fatte con spirito di responsabilità, avere carattere di interesse per il bene comune, rientrare nelle tipologie di non conformità per cui il sistema è stato implementato.

Il Portale Whistleblowing

Il Portale Whistleblowing è raggiungibile da qui.

L’accesso al Portale Whistleblowing del fabbricadigitale Srl è soggetto alla politica “no-log” al fine di impedire l’identificazione del segnalante che intenda rimanere anonimo: ciò significa che i sistemi informatici aziendali non sono in grado di identificare il punto di accesso al portale (indirizzo IP) anche nel caso in cui l’accesso venisse effettuato da un computer connesso alla rete aziendale.

Le segnalazioni trasmesse mediante il Portale Whistleblowing sono ricevute dalla funzione Governance & Privacy.

Tutela e responsabilità del Segnalante

Nessuna ritorsione o discriminazione, diretta o indiretta, può derivare in capo a chi abbia in buona fede effettuato una segnalazione. Inoltre, sono previste sanzioni nei confronti di chi viola le misure di tutela del segnalante.

Sono previste sanzioni nei confronti del segnalante, ove possibile, nel caso di segnalazioni effettuate con dolo o colpa grave o che si dovessero rivelare false, infondate, con contenuto diffamatorio o comunque effettuate al solo scopo di danneggiare la Società, il segnalato o altri soggetti interessati dalla segnalazione.

L’azienda potrà inoltre intraprendere le opportune iniziative anche in sede giuridica.

Tutela del Segnalato

La segnalazione non è sufficiente ad avviare alcun procedimento disciplinare verso il segnalato.

Qualora, a seguito di concreti riscontri acquisiti a riguardo della segnalazione, si decida di procedere con l’attività istruttoria, il segnalato potrà essere contattato e gli verrà assicurata la possibilità di fornire ogni eventuale e necessario chiarimento.

Modalità di trasmissione della segnalazione

Dopo l’accesso al Portale il segnalante sarà guidato nella compilazione di un questionario formato da domande aperte e/o chiuse che gli permetteranno di fornire gli elementi caratterizzanti la segnalazione (fatti, contesto temporale, dimensioni economiche, etc.).

Al termine della compilazione del questionario il Portale chiederà al segnalante se intende o meno fornire la propria identità.

Gestione della segnalazione

Le segnalazioni trasmesse mediante il Portale Whistleblowing sono ricevute dalla funzione Governance & Privacy.

Le segnalazioni sono soggette al seguente iter istruttorio.

Analisi preliminare

Il ricevente si impegna a fornire un primo riscontro al segnalante entro 30 giorni. In particolare, le segnalazioni saranno oggetto di analisi preliminare svolta da Governance & Privacy Audit al fine di verificare la presenza di dati ed informazioni utili a valutare la fondatezza della segnalazione.

Nello svolgimento della suddetta analisi Governance & Privacy potrà avvalersi – per specifici aspetti trattati nelle segnalazioni e qualora ritenuto necessario – del supporto della funzione Legal e di altre funzioni aziendali per quanto di competenza e di professionisti esterni, e potrà richiedere ulteriori informazioni e/o documentazione al segnalante mediante la chat disponibile sul Portale.

Qualora a conclusione della fase di analisi preliminare emerga l’assenza di elementi sufficientemente circostanziati o l’infondatezza dei fatti richiamati, la segnalazione sarà archiviata con le relative motivazioni. Laddove, a seguito delle analisi preliminari emergano o siano comunque desumibili elementi utili e sufficienti per valutare fondata la segnalazione, verrà avviata la successiva fase degli approfondimenti specifici.

Approfondimenti specifici

La Direzione Governance & Privacy provvederà a:

1. avviare le analisi specifiche avvalendosi, se ritenuto opportuno, delle strutture competenti della Società o di esperti e periti esterni al fabbricadigitale Srl;
2. concordare con il management responsabile della funzione interessata dalla segnalazione, l’eventuale “action plan” necessario per la rimozione delle debolezze di controllo rilevate;
3. concordare con le altre Funzioni interessate eventuali iniziative da intraprendere a tutela degli interessi di fabbricadigitale Srl;
4. richiedere, se possibile, l’avvio di un procedimento disciplinare nei confronti del segnalante, nel caso di segnalazioni in relazione alle quali siano accertate la malafede del segnalante e/o l’intento meramente diffamatorio, eventualmente confermati anche dalla infondatezza della stessa segnalazione;
5. alla conclusione dell’approfondimento svolto, sottoporre i risultati alla valutazione della funzione HR, dell’Organismo di Vigilanza o del Collegio Sindacale, a seconda dell’oggetto della segnalazione, affinché vengano intrapresi i più opportuni provvedimenti;
6. concludere l’istruttoria in qualunque momento se, nel corso dell’istruttoria medesima, sia accertata l’infondatezza della segnalazione, fatto salvo quanto previsto sub g);
7. concordare con il Collegio Sindacale e/o con l’Organismo di Vigilanza eventuali iniziative da intraprendere prima della chiusura della segnalazione stessa.

Le attività sopra descritte non sono necessariamente svolte in maniera sequenziale.

Inoltre, nella loro esecuzione, Governance & Privacy si impegna al pieno rispetto dei principi stabiliti dagli Standard Internazionali nonché dal Codice Etico e di Condotta di fabbricadigitale Srl.

Riporto periodico

Almeno con cadenza trimestrale Governance & Privacy fornisce un report riepilogativo delle segnalazioni pervenute al management ed alla funzione HR.

Tale report contiene gli esiti delle analisi, inclusa l’adozione (o la mancata adozione) di provvedimenti disciplinari.

Conservazione della documentazione e tutela della Privacy

Al fine di garantire la gestione e la tracciabilità delle segnalazioni e delle relative attività, la Governance & Privacy cura l’archiviazione di tutta la documentazione di supporto della segnalazione per un periodo di 2 anni dalla chiusura della segnalazione.

Gli eventuali dati personali e sensibili contenuti nella segnalazione, incluse quelle relative alla identità del segnalante o di altri individui, verranno trattate nel rispetto delle norme per la protezione dei dati personali e della Policy GDPR adottata dall’azienda.

Aggiornamento della Policy

La policy e il Portale saranno oggetto di revisione periodica per garantire il costante allineamento alla normativa di riferimento nonché in funzione dell’operatività e della esperienza maturata.